Bộ Khoa học và Công nghệ quyết tâm số hóa 100% hồ sơ công việc mới

Việc triển khai xử lý hồ sơ điện tử tại Bộ Khoa học và Công nghệ đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số, nhằm tối ưu hóa quy trình hành chính công.

Theo định hướng mới nhất từ Trung tâm Công nghệ thông tin thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, 40 đơn vị trực thuộc được yêu cầu thực hiện một cuộc cải cách triệt để trong quản trị văn phòng: đảm bảo 100% công việc phát sinh mới phải được tạo lập và xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử. Đây không chỉ là yêu cầu về mặt kỹ thuật mà là chiến lược then chốt để hiện thực hóa Kế hoạch tổng thể năm 2026 và Nghị quyết 57 về đột phá phát triển khoa học, công nghệ và chuyển đổi số quốc gia.

Những trụ cột chính trong chiến lược số hóa toàn diện

Để không dừng lại ở mức độ “hình thức”, Bộ Khoa học và Công nghệ đã vạch ra những yêu cầu cụ thể, tác động trực tiếp đến phương thức vận hành hàng ngày của các đơn vị:

1. Chuyển dịch sang văn bản điện tử và chữ ký số

Việc gửi và nhận văn bản điện tử có ký số sẽ trở thành tiêu chuẩn bắt buộc giữa các đơn vị. Mục tiêu là hạn chế tối đa việc phát hành văn bản giấy song song, trừ những trường hợp đặc thù không thể thay thế. Điều này giúp giảm thiểu chi phí vận hành, rút ngắn thời gian luân chuyển văn bản và tăng tính minh bạch trong quản lý.

2. Số hóa kho lưu trữ và quy trình nghiệp vụ lõi

Một thách thức lớn đối với mọi cơ quan nhà nước là khối lượng tài liệu lưu trữ khổng lồ. Do đó, các đơn vị có trách nhiệm rà soát và xây dựng kế hoạch số hóa toàn bộ tài liệu trong 3 năm gần đây. Quá trình này yêu cầu sự chuẩn hóa dữ liệu nghiêm ngặt theo hướng dẫn để đảm bảo khả năng truy xuất và khai thác hiệu quả về sau.

Đáng chú ý, các quy trình nghiệp vụ nền tảng cũng nằm trong diện bắt buộc số hóa. Trung tâm Công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò điều phối, phối hợp cùng các đơn vị để thống kê, chuẩn hóa và đưa các “quy trình lõi” lên môi trường số, loại bỏ các bước trung gian rườm rà.

Thiết lập cơ chế giám sát và trách nhiệm thực thi

Để tránh tình trạng “đầu voi đuôi chuột”, Bộ Khoa học và Công nghệ áp dụng chế độ báo cáo định kỳ hàng tháng với các chỉ số KPI cụ thể. Thủ trưởng mỗi đơn vị sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trước lãnh đạo Bộ về các tiêu chí đo lường sau:

• Tỷ lệ hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử.
• Tỷ lệ văn bản được ký số thành công.
• Tiến độ số hóa tài liệu lưu trữ theo lộ trình.
• Số lượng quy trình nghiệp vụ được chuyển đổi số thành công.

Góc nhìn chuyên gia: Bước đi tất yếu cho quản trị hiện đại

Việc áp dụng 100% hồ sơ điện tử không đơn thuần là thay thế giấy bằng file PDF, mà là thay đổi tư duy quản trị. Khi dữ liệu được số hóa và chuẩn hóa, lãnh đạo Bộ có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định điều hành chính xác và kịp thời hơn. Đây chính là mô hình mẫu cho các cơ quan quản lý nhà nước trong việc xây dựng Chính phủ số.

Liệu việc số hóa toàn diện sẽ gặp phải những rào cản nào về mặt tâm lý nhân sự hay hạ tầng kỹ thuật trong giai đoạn đầu triển khai? Hãy chia sẻ góc nhìn của bạn về hành trình chuyển đổi số của khối cơ quan nhà nước dưới phần bình luận.